У сфері резервного копіювання є класичний принцип, який називають правилом 3-2-1.

Три копії даних. На двох різних типах носіїв. Одна з них поза домом. Логіка стає зрозумілою, коли подумати про причини втрати. Одна копія на ноутбуці зникає разом з ноутбуком. Дві копії на ноутбуці й зовнішньому диску в тій самій квартирі зникають разом із квартирою. Тому третя копія має бути фізично в іншому місці, і найпростіший варіант тут хмарне сховище. Для більшості людей робоча схема виглядає так: файли на телефоні або комп'ютері, копія на зовнішньому диску чи флешці, копія в хмарі.

Що копіювати в першу чергу

Порядок за пріоритетом, бо робити все одразу мало хто буде.

  1. Паспорт або ID-картка з обох боків, закордонний паспорт, свідоцтво про народження, ідентифікаційний код
  2. Право власності на житло, договори купівлі-продажу, технічний паспорт, документи на автомобіль
  3. Свідоцтва про шлюб, розлучення, народження дітей, зміну імені
  4. Дипломи, атестати, трудова книжка, сертифікати
  5. Виписки, результати обстежень, щеплення дітей, рецепти на постійні препарати
  6. Договори з банками, страхові поліси, кредитні угоди
  7. Фотографії та відео

Як робити копії правильно

Скануйте або фотографуйте при хорошому освітленні, без тіней і відблисків. Документ має лежати рівно, і в кадр повинні потрапляти всі чотири кути. Формат краще PDF, а не JPG. PDF дозволяє об'єднати багатосторінковий документ в один файл і краще сприймається установами.

Роздільність від 300 dpi. Нижча може виявитися недостатньою, коли з копії треба буде щось прочитати. Називайте файли зрозуміло. Замість IMG_20260904 краще Паспорт_Іванов_сторінка1. Через рік ви не пам'ятатимете, що де. Складіть просту структуру папок за категоріями. Пошук по назві працює лише тоді, коли назви осмислені. Для сканування достатньо телефона. Вбудовані застосунки на iPhone і Android розпізнають межі документа й вирівнюють зображення автоматично.

Дія не є резервною копією

Момент, який варто зрозуміти чітко, бо на ньому будується хибне відчуття безпеки. Документи в застосунку Дія мають таку саму юридичну силу, як паперові, і торгові мережі, поштові відділення та банки можуть офіційно приймати цифрові документи. Через Дія.QR можна сформувати копію документа й надіслати її на пошту. При цьому Дія не зберігає ваші документи у себе. Застосунок відображає дані з державних реєстрів, тому доступ залежить від роботи реєстрів і наявності інтернету. Є й обмеження за типами документів. Паспорти-книжечки зразка 1994 року та небіометричні закордонні паспорти, видані до 2015 року, у Дії не відображаються, тож поділитися їхніми копіями неможливо. Практичний висновок такий. Дія зручна для щоденного використання, але власний архів вона не замінює. Робіть копії окремо. Корисна дія прямо зараз: сформуйте через Дія.QR копії своїх цифрових документів і збережіть отримані PDF-файли до свого архіву. Вони підписані електронним підписом, тобто мають більшу вагу, ніж звичайне фото.

Де зберігати

Google Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox. Безкоштовних обсягів зазвичай вистачає для документів, а для фотоархіву доведеться платити. Головна перевага в тому, що дані не залежать від фізичного стану ваших пристроїв.

Зовнішній диск або флешка. Дешево й повністю під вашим контролем. Мінус у тому, що носій може вийти з ладу, тому одна флешка резервною копією не вважається.

Другий пристрій. Старий телефон, який лежить у шухляді, цілком підходить як додаткове місце зберігання.

Паперові копії. Не зневажайте їх. Роздруковані копії ключових документів у окремій папці працюють тоді, коли немає ані світла, ані зв'язку.

Оптимальна комбінація для більшості: хмара плюс флешка, яка лежить не вдома. Наприклад у батьків, у родичів в іншому місті або на роботі.

Про безпеку копій

Скан паспорта в незахищеному хмарному сховищі створює окремий ризик. Комплект персональних даних дозволяє оформити на вас кредит, зареєструвати компанію чи використати вашу особу в шахрайській схемі. Не зберігайте документи в галереї телефона разом зі звичайними фото. Застосунки отримують доступ до галереї, і ви рідко контролюєте, які саме. Не надсилайте скани документів у месенджерах самому собі. Це найпоширеніша практика й одна з найгірших, бо історія листування зберігається на серверах і доступна при зламі акаунта. Складіть документи в архів із паролем перед завантаженням у хмару. Це робиться штатними засобами архіваторів і займає хвилину. Увімкніть двофакторну автентифікацію на акаунті, де лежить архів. Про те, як це працює й чому пошта є ключем від усього, я писав у матеріалі про безпеку акаунтів. Не давайте застосункам доступ до всієї галереї, якщо їм потрібне одне фото.

Фотоархів заслуговує окремої уваги

Документи відновлюються, хоча це і забирає час. Фотографії дитинства не відновлюються ніколи.

Найпоширеніша помилка полягає в тому, що люди вважають резервною копією автоматичну синхронізацію з хмарою. Синхронізація не є копією, бо видалене на телефоні видаляється й у хмарі. Так само зламаний акаунт означає втрату всього одразу. Тому для фотоархіву потрібна окрема копія, яка не синхронізується автоматично. Раз на рік скидайте фото за минулий період на зовнішній диск і залишайте його в спокої. Окрема категорія це паперові фотографії старших поколінь. Вони деградують фізично, і чим довше відкладати оцифрування, тим гірша якість. Сканування альбому займає вечір, а альтернативи цьому немає. І одна порада, про яку шкодують ті, хто її не виконав. Підписуйте, хто зображений на старих фото, поки є в кого спитати. Через двадцять років не залишиться людей, які пам'ятають обличчя.

Доступ для близьких

Якщо з вами щось станеться, ваша родина має отримати доступ до документів. Архів, зашифрований паролем, який знаєте тільки ви, у такому сценарії марний. Варіанти вирішення: менеджер паролів з функцією екстреного доступу, конверт із паролями у надійному місці, довірена людина, яка знає, де що лежить. Достатньо, щоб хоча б один близький знав про існування архіву й міг до нього дістатися.

Якщо документи вже втрачені

Наявні копії й сканкопії допомагають при відновленні, і цифрові документи з Дії теж приймаються як аналоги паперових.Для більшості документів шлях лежить через ЦНАП зі сплатою адміністративного збору. Для документів на нерухомість підключаються нотаріус і БТІ, а якщо отримати дублікат неможливо, доведеться звертатися до суду з позовом про визнання права власності. З дипломами ситуація залежить від року видачі. Якщо диплом виданий до 2000 року й даних немає ані в державній базі, ані в архівах вишу, наявність освіти доводять у суді, використовуючи будь-які свідчення на кшталт записів у трудовій книжці.

Підсумок

Резервне копіювання належить до тих справ, цінність яких стає очевидною лише в момент, коли робити її вже пізно. Документи можна відновити, витративши місяці на інстанції. Фотографії не відновлюються. Тому починати варто саме з них, а решту додавати поступово. Головне, що варто запам'ятати: копія, яка лежить у тій самій квартирі, що й оригінал, копією не рахується.


Джерела: Дія, Міністерство цифрової трансформації, Трибуна.Суми, Заборона